1.0     1.0        PENGENALAN

Kesetiausahaan adalah urusan, tugas dan kerja seseorang yang profesionnya adalah setiausaha. Antara tugas seorang setiausaha adalah merancang agenda mesyuarat, mengedar surat, menyediakan laporan, menguruskan rekod dan melakukan tugas lain atas arahan majikan. Setiausaha yang baik haruslah menjalankan tugasnya dengan baik bagi mewujudakan kelancaran dalam pengurusan sesuatu aktiviti atau kerja organisasi atau pertubuhan. (syakirah, n.d.)

Dalam dunia perniagaan yang sentiasa berubah dan berkembang, kemahiran interpersonal dan intrapersonal muncul sebagai aspek pentig dalam membentuk seorang setiausaha yang kompeten dan berdaya saing pada masa kini. Kemahiran interpersonal yang melibatkan keupayaan berkomunikasi dengan efektif, mendengar dengan teliti dan membangun hubungan yang kuat dengan rakan sekerja, pelanggan dan pihak berkepentingan merupakan landasan kejayaan dalam peranan setiauasaha.

Selain itu, kemahiran intrapersonal seperti kesedaran diri, pengurusan emosi dan motivasi menjadi faktor penentu dalam ketangguhan dan kestabilan emosi setiauasaha. Di samping membina hubungan baik dengan orang lain, kemahiran ini juga membolehkan setiausaha menguruskan tekanan dan mencapai kesimbangan kerja hidu[ yang sihat.

Di samping itu, seiring dengan kepentingan yang semakin meningkat terhadap kemahiran interpersonal dan intrapersonal, setiausaha pada masa kini juga menghadapi beberapa isu yang mencabar. Globalisasi dan teknologi maklumat yang terus berkembang membawa kepada keperluan untuk berinteraksi dengan pelbagai budaya dan memahami dinamika pasaraan global. Setiausaha juga dihadapkan dengan tuntutan beban kerja yang tinggi, memerlukan mereka untuk menguruskan masa dengan cekap tanpa mengorbankan kualiti kerja.

2.0       KEMAHIRAN INTERPERSONAL

Antara kemahiran interpersonal adalah komunikasi lisan. Komunikasi lisan adalah komponen intrinsik persekitaran kerja dan penting dalam memupuk hubungan yang berkekalan dengan pelanggan dan perniagaan lain. Komunikasi yang berkesan memudahkan pertukaran idea dan pemikiran di kalangan rakan sekerja dan kemahiran ini juga memastikan peningkatan produktiviti, mengurangkan kesilapan dan operasi yang lebih lancar. Selain itu, Ketegasan. Pekerja yang menyampaikan kebimbangan, pemikiran dan idea mereka adalah lebih baik. Individu yang tegas dengan hormat menjealaskan diri mereka dan mempertahankan pendapat mereka. Mereka juga menetapkan sempadan seperti enggan melakukan lebih banyak kerja daripada yang mereka mampu. (REDDY, 2022)

Seterusnya, mendengar aktif mengubah hubungan interpersonal dan presatasi individu. Pelbagai cara untuk menunjukkan kemahiran mendengar yang baik termasuk menghadapi pelanggan, tidak menggangu dan mengulangi kata-kata pelanggan untuk penjelasan. Disamping itu, Kerjasama juga adalah salah satu kemahiran interpersonal kerana meningkatkan kemahiran interpersonal di tempat kerja dapat mengubah Kerjasama dan penyelarasan. Kebangkitan kerja jarak jauh semasa pandemic menguatkan kaitan sifat ini. Akhir sekali, kemahiran keboleh percayaan. Di pejabat, setiap ahli pasukan mempunyai peranan. Ahli-ahli diharapkan dapat memenuhi peranan mereka dengan sebaik mungkin. Majikan dan rakan sekerja mempercayai pekerja yang boleh dipercayai untuk melaksanakan kerja mereka dengan betul dengan pengawasan yang minimum atau tidak. (REDDY, 2022)

3.0       KEMAHIRAN INTRAPERSONAL

            Antara contoh kemahiran intrapersonal adalah Pengurusan Masa dan Tugas. Ini kerana memahami diri sendiri membantu setiausaha mengenal pasti waktu-waktu terbaik untuk melakukan tuas-tugas tertentu berdasarkan produktiviti dan tahap kebolehan peribadi. Mereka juga lebih berkesan dalam merancang jadual kerja harian dan menguruskan tugas-tugas yang diberikan. Selain itu, Pemecahan Masalah diri. Setiausaha yang mempunyai kemahiran intrapersonal yang baik cenderung lebih baik dalam memecahkan masalah peribadi. Mereka akan lebih berdaya maju dalam mengenal pasti punca masalah dan mencari penyelesaian yang sesuai.

Seterusnya, Peningkatan Kepimpinan diri juga adalah contoh kemahiran intrapersonal kerana membantu setiausaha mengenal pasti ciri-ciri kepimpinan dalam diri mereka sendiri. Mereka juga akan lebih peka terhadap kesan tindakan dan sikap mereka terhadap orang lain. Disamping itu. Peningkatan Kreativiti dan Inovasi. Ini kerana pemahaman diri yang mendalam boleh membuka pintu kepada kreativiti dan inovasi. Setiausaha yang memahami kekuatan dan kelemahan mereka mungkin dapat mencadangkan pendekatan baru dan idea-idea yang inovatif dalam kerja mereka. Akhir sekali, Pengurusan emosi. Setiausaha sering berhadapan dengan situasi-situasi yang mencabar dan tekanan di tempat kerja. Memiliki kemahiran intrapersonal yang baik membolehkan mereka menguruskan emosi dengan efektif, mengelakkan reaksi impulsif dan menjaga kesimbangan emosi ketika berurusan dengan cabaran dan tekanan.

4.0       CADANGAN

Antara cadangan untuk bakal seorang setiausaha adalah seorang setiausaha perlu membina kemahiran interpersonal dan intrapersonal yang berkesan kepada diri sendiri untuk asas persekitaran kerja yang positif. Mewujudkan budaya komunikasi yang jujur, kebolehpercayaan dan saling menghormati menaikkan semangat pasukan. Selain itu budaya positif membolehkan pekerja memberi tumpuan kepada meningkatkan kemahiran interpersonal di tempat kerja dan meningkatkan kerjasama mereka.

Disamping itu, Berkomunikasi dengan berkesan juga perlu ada pada seorang setiausaha dalam melakukan sesuatu kerja dengan mengekalkan corak tindak balas dan cara mudah untuk menjimatkan mada dan tenaga adalah dengan mempunyai beberapa fail dengan respons standard dan biasa digunakan bergantung kepada soalan yang sudah dapat membalas dengan jawapan sama ada melalui e-mel atau melalui telefon. Akhir sekali, Seorang setiausaha juga perlu menjaga kerahsiaan dan keamanan maklumat kerana setiausaha sering bertanggungjawab untuk mneguruskan maklumat dan memahami penting untuk menjaga kerahsiaan maklumat dan mengikuti prosedur keselamatan maklumat yang telah ditetapkan.

 

5.0       RUJUKAN

REDDY, M. M. (2022, april 25). Kemahiran Interpersonal: Kepentingan, Jenis, dan Cara Memperbaikinya. Retrieved from https://blog.empuls.io/ms/interpersonal-skills/amp/

syakirah, a. (n.d.). Kepentingan Kemahiran Insaniah Kepada Setiausaha. Retrieved from https://www.scribd.com/document/658323473/Kepentingan-Kemahiran-Insaniah-Kepada-Setiausaha